Pas de résolutions, mais une routine gagnante!

Le courrier de Marie-Claude est une rubrique où Marie-Claude Leblanc répond à tes questions de survie au municipal.

Avec 20 ans d’expérience sous la petite robe noire, elle est la collègue virtuelle par excellence avec qui échanger sur tes enjeux. Son champ de spécialisation? Les questions croustillantes sur l’aisance relationnelle, la créativité, la gestion de projets 101, la gestion d’employés… La formule est anonyme et sans prétention.

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❔ Bonjour Marie-Claude,

En ce début d’année, je suis curieux de connaître ta résolution professionnelle?
J’en profite pour te souhaiter la santé, de l’énergie et beaucoup d’idées en 2025!

#Vivement2025

Bonjour Vivement 2025,

Je vais te décevoir mais je ne prends pas de résolution.
Toutefois, j’ai une petite routine qui revient depuis quelques années en janvier.
C’est notre directrice qui l’a instaurée à son arrivée.
Je pars à la rencontre annuelle de mes partenaires d’affaires.

En décembre, je mets la table en leur envoyant un courriel pour planifier la rencontre et leur rappeler ses objectifs :

1. Faire un compte-rendu des projets et de l’année 2024
2. Discuter de leurs besoins stratégiques pour 2025
3. Présenter les nouveautés

T’inquiète, je ne fais pas tous les calculs à la mitaine!

En février dernier, nous avons lancé une plateforme numérique interne qui permet à nos partenaires d’entrer leurs demandes :

1. de projets
2. de webmesterie
3. en relations publiques
4. en participation citoyenne
5. etc.

C’est via Catia, son p’tit nom, que mes partenaires ajoutent leurs demandes :

1. en début d’année suite à notre rencontre
2. en cours d’année pour les projets surprises

Il est donc aisé pour moi de baser mon compte-rendu annuel sur des indicateurs clairs :

1. nombre de projets par service
2. nombre d’heures investies par projet, par service
3. l’ampleur des projets travaillés ensemble : petit, moyen et grand

Ces rencontres annuelles permettent de leur rappeler :

1. notre valeur ajoutée dans les projets
2. les bénéfices à se parler souvent
3. mon entière collaboration pour discuter en tout temps de leurs enjeux ou de nouveaux projets

Je termine en demandant qui sera notre interlocuteur annuel, dans leur service, pour les statutaires mensuelles.

Ces statutaires de trente minutes permettent à une agente de communication de mon équipe de :

1. faire le suivi des projets en cours
2. demander si des sommaires décisionnels seront déposés dans la machine dans les prochaines semaines

Pour ma part, je demeure la personne de première ligne pour :

1. les conseils stratégiques sur le fly
2. la planification globale de tous les besoins de mes services
3. la stimulation des partenaires trois mois avant le début d’un gros projet pour obtenir les détails, le contenu, etc.
4. la hiérarchie des urgences, des demandes, des priorités,  seule ou en collaboration avec mes partenaires

Avec ce combo d’outils :

1. je suis plus dans un mode « plein contrôle » de la planification de nos projets
2. je tire l’info plutôt qu’être en « damage control »
3. ma pression se porte mieux
4. mon équipe est plus souriante

J’espère que cette petite routine annuelle pourra t’inspirer en début d’année quand le goût de faire du ménage dans tes processus te pognera.

Marie-Claude