Astuces pour rendre une réunion efficace

27 juin 2024

Le courrier de Marie-Claude est une nouvelle rubrique où Marie-Claude Leblanc répond à tes questions de survie au municipal.

Avec 20 ans d’expérience sous la petite robe noire, elle est la collègue virtuelle par excellence avec qui échanger sur tes enjeux. Son champ de spécialisation? Les questions croustillantes sur l’aisance relationnelle, la créativité, la gestion de projets 101, la gestion d’employés… La formule est anonyme et sans prétention.

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❔ Bonjour Marie-Claude! Avec la multiplication des rencontres, quelles sont tes clés et astuces pour rendre une réunion efficace?   #Vivelesbleus

Bonjour chère passionnée d’efficacité,

Connaître les ingrédients essentiels d’une réunion parfaite, avouons-le, c’est la quête ultime!

Voici mes trucs bonifiés de trouvailles parce que, sérieux, on a « pas le temps de niaiser ».

AVANT LA RENCONTRE

Demande-toi si une rencontre est vraiment nécessaire?

Si non, c’est que tu pourrais la remplacer par :

  • un courriel
  • une rencontre individuelle

N’hésite pas à reconsidérer ta présence.

On est tellement adorables les gens de COM que, parfois, on peut avoir l’impression d’être un chien de soutien émotionnel pour l’animateur.

Si tu es l’organisatrice, détermine :

  1. l’objectif de la rencontre
  2. l’objectif de chaque sujet : informer, consulter ou décider
  3. l’ordre du jour
  4. la durée de la rencontre
  5. les joueurs-clés à inviter (au moins 2 sujets les concernent)
  6. la documentation à leur fournir en amont

LORS DE LA RENCONTRE

  1. SVP, commence la réunion à l’heure.

Comme nous disait un certain auteur inconnu : « La ponctualité est l’art de faire preuve de respect, envers soi-même et envers les autres ».

     2. Prends quelques minutes pour briser la glace.

3. Rappelle le but de la rencontre et son fonctionnement, incluant :

  • l’ordre du jour
  • la façon de prendre la parole
  • l’ouverture d’esprit et le respect
  • laisser la chance à chacun de s’exprimer

4. En fin de rencontre, il est important de préciser :

  • Si l’objectif a été atteint
  • Les décisions prises
  • Les rôles et les responsabilités de chacun pour la prochaine rencontre

FINESSES DE NINJAS :

  • Termine la rencontre 5 minutes à l’avance
  • Positionne ta rencontre en début de semaine, les cerveaux sont plus réceptifs.
  • Le chiffre magique : 5 participants

Marie-Claude

 

 

 

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